Voraussetzungen für die Herausgabe von Behandlungsunterlagen

Bekanntlich hat der Patient einen Anspruch auf Einsicht in seine über ihn beim Zahnarzt geführten Behandlungsunterlagen. Der Gesetzgeber hat durch das Patientenrechtegesetz in § 630 g BGB normiert, dass dem Patienten auf Verlangen unverzüglich Einsicht in die vollständig, ihn betreffende Patientenakte zu gewähren ist, soweit der Einsichtnahme nicht erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige Rechte Dritter entgegenstehen (§ 630 g Abs. 1 S. 1 BGB).
Doch in der Regel verlangt der Patient nicht Einsicht in die Patientenakte vor Ort, sondern fordert Kopien der Patientenakte an. Ein Anspruch auf Herausgabe der Kopien hat der Patient nur, wenn er zugleich auch erklärt, die Kosten dafür zu tragen. Dabei können dem Patienten nur die Kopierkosten selbst in Rechnung gestellt werden, nicht aber die Kosten, die dadurch entstehen, dass eine Zahnarzthelferin mit der Anfertigung der Kopien beschäftigt ist.
Häufig fordert die Behandlungsunterlagen aber nicht der Patient selbst an, sondern er lässt sich hierbei vertreten. So fordert z.B. ein Angehöriger die Unterlagen an oder aber ein Rechtsanwalt.
Achtung: Die Unterlagen können an einen Vertreter eines Patienten nur dann herausgegeben werden, wenn dieser seine Legitimation durch eine Schweigepflichtentbindungserklärung und eine Vollmacht nachgewiesen hat. Liegen diese Unterlagen nicht vor, darf der Zahnarzt Kopien der Patientenakte auch nicht herausgeben.
Ein Arzt hatte sich in einem Rechtsstreit genau an diese Anweisung gehalten und hatte, obwohl ihm eine Frist gesetzt worden war, die Patientenakte zunächst nach Aufforderung durch den Vater des Patienten nicht herausgegeben. Ihm wurde dann von seiner Berufshaftpflichtversicherung mitgeteilt, dass von dem Patienten zwischenzeitlich die Vollmacht und die Schweigepflichtentbindungserklärung vorgelegt wurden. Er hat daraufhin umgehend innerhalb von 4 Tagen die Behandlungsunterlagen herausgegeben. Umso überraschter war er, als er feststellen musste, dass er zwischenzeitlich wegen Herausgabe von Kopien der Patientenakte verklagt worden war. Die Klage wurde umgehend vom Patienten zurückgenommen, weil die Herausgabe erfüllt worden war. Doch nun stellte sich die Frage, wer die Kosten des Verfahrens zu tragen hat. Das Oberlandesgericht Koblenz hat entschieden, dass der Arzt mit der Herausgabe der Behandlungsunterlagen nicht in Verzug war und daher keine Herausgabepflicht bestand, weil dem Schreiben des Vertreters des Patienten keine Vollmacht und keine Schweigepflichtentbindungserklärung beigefügt war (OLG Koblenz, 23.01.2014, AZ: 5 W 44/14). Die Kosten des Verfahrens musste der Arzt daher nicht tragen.
Werden Kopien der Behandlungsunterlagen schriftlich angefordert, ist vom Zahnarzt zunächst zu prüfen, ob der Patient sie selbst anfordert oder ob er sich hierbei vertreten lässt. Fordert er sie selbst, sind die Behandlungsunterlagen Zug um Zug gegen Kostenerstattung für die Kopien herauszugeben. Lässt sich der Patient vertreten, ist zu prüfen, ob eine Schweigepflichtentbindungserklärung und eine Vollmacht dem Schreiben beiliegt. Ist dies nicht der Fall, kann der Arzt mit der Herausgabe der Unterlagen trotz Fristsetzung solange nicht in Verzug geraten, wie Vollmacht und Schweigepflicht nicht vorgelegt werden.
Die Anforderung von Kopien der Behandlungsunterlagen bedeutet auch nicht in jedem Fall, dass der Patient dem Zahnarzt einen Behandlungsfehler vorwerfen will. Häufig will er sich auch nur ein Bild darüber machen, was während seiner Behandlung passiert ist oder er will in die Lage versetzt werden, mit einer Versicherung zu korrespondieren und Erstattungen zu erwirken. Dennoch sollten alle formellen Voraussetzungen bei Herausgabeverlangen strikt beachtet werden.