Die Tücken des papierlosen Büros bei der Forderungseintreibung oder wie erlange ich eine authentische Kopie von meinem Computer

Bei Forderungsbeitreibungen bin ich wiederholt auf folgendes Problem gestoßen:
Sicher ist es begrüßenswert, dass immer stärker der tägliche „Papierkram” mittels Computer erledigt wird. Es erspart viel Platz und ist zudem häufig auch sehr effizient. Eine Computersoftware beispielsweise, mit der nicht nur die Rechnung erstellt wird, sondern auch Zahlungseingänge verwaltet werden und die das Forderungsmanagement -Erstellung der Rechnung, Zahlungserinnerung und Mahnung- unterstützt, ist heute aus der modernen Praxis nicht mehr wegzudenken. Allerdings hat sich herausgestellt, dass der Umgang und die Einstellung dieser Systeme einige Tücken haben können. Dies zeigt sich immer dann, wenn der Patient seine Rechnung nicht zahlt und der Rechtsanwalt mit der Beitreibung beauftragt wird:
Wiederholt habe ich festgestellt, dass die verwendeten Computersysteme zwar vermerken, unter welchem Datum eine Rechnung, Zahlungserinnerung und Mahnung erstellt wurde. Sollte die Rechnung und Mahnung, die der Patient erhalten hat, hingegen reproduziert werden, stellte sich heraus, dass dies gar nicht oder nur äußerst schwierig im nachhinein möglich war. Häufig überschrieb der Computer Rechnung und Mahnung mit dem aktuellen Datum und setzte automatisch ein aktuelles Zahlungsziel ein.

Beispiel: Der Ausdruck der Rechnung und der Mahnung enthalten das aktuelle Datum 15.01.2014, obgleich die tatsächliche Rechnung bereits am 01.11.2013 erteilt wurde und die Mahnung vom 06.12.2013 datiert. Außerdem sind die Zahlungsfristen ab 15.01.2014 bemessen und geben nicht die tatsächlichen datumsbezogenen Fristen der Rechnung und gegebenenfalls der Mahnung wieder.
Beachtet der Computer dann auch noch die Wochentage, ist es nicht mehr nachzuweisen und nachzuvollziehen, welches Zahlungsziel (genaues Datum) dem Patienten tatsächlich eingeräumt wurde.

Da wollen es die Juristen aber wieder ganz genau wissen, mag sich der eine oder andere fragen. Ja, weil dies für Sie von ganz entscheidender Bedeutung ist. Der Anwalt muss den genauen Inhalt der Rechnung einschließlich Datum dem Gericht nachweisen.
Nur wenn sich der Patient mit der Zahlung in Verzug befindet, hat der Patient auch die Kosten für die Beauftragung eines Anwaltes Ihnen zu erstatten. Gleiches gilt für die Verzugszinsen, die erst ab Eintritt des Verzuges geltend gemacht werden können.
In Verzug gerät der Patient erst, wenn er ernsthaft zur Zahlung aufgefordert worden ist, d.h. eine Mahnung mit Fristsetzung erhalten hat, was ebenfalls dem Gericht nachgewiesen werden muss.

Für die Prüfung, ab welchem Zeitpunkt sich der Patient mit seiner Zahlung in Verzug befindet und zur Berechnung der Zinsen ist es daher erforderlich, dass die Mahnung mit Datum und Zahlungsziel im Computer gespeichert wird und jederzeit in Originalform reproduziert und ausgedruckt werden kann und zwar genau so, wie sie an den Patienten versandt worden ist.

Überprüfen Sie daher, ob Sie bei dem von Ihnen verwendeten Computersystem die Rechnungen und Mahnungen in Originalform speichern können, so dass Sie jederzeit im Falle der Fälle in der Lage sind, diese auszudrucken. Entscheidend dabei ist, dass diese Ausdrucke inhaltlich mit den Rechnungen und Mahnungen übereinstimmen, die Sie an Ihren Patienten versandt haben.